第5层 企业自身规范 · 教材示例
九点圆科技会计信息化管理制度要点
教学转写文本。定稿或对外引用请与正式文本核对。
性质：教材示例，不是国家文件。
依据：财会〔2024〕11号第十一条、第十六条至第十八条、第三十一条、第三十八条；财会〔2024〕12号第二十一条、第三十二条、第三十五条。
用途：把部门规范落到账号、权限、备份和归档，供任务二方案验收对照。
一、系统与账套
- 选用符合《会计法》和12号文的会计软件。核算执行《小企业会计准则》。
- 系统管理员负责建账、授权、备份路径，不办理日常制单、审核、出纳。
- 账套主管由会计主管担任，管理本账套科目、期间和人员权限，不使用系统管理员口令办理日常核算。
二、账号与权限
- 一人一号，实名使用。禁止财务三人共用管理员账号或共用制单账号。
- 权限按岗位配置，并与纸质权限表一致。
| 账号角色 | 人员 | 主要权限 |
|---|---|---|
| 制单 | 张嘉莉 | 填制凭证、查询科目余额；无审核、无出纳签字、无结账 |
| 审核 | 张思怡 | 审核凭证、查询账表；无出纳、无随意改他人已审凭证 |
| 出纳 | 王慧敏 | 出纳签字、登记日记账、银行对账；无凭证审核、无档案保管 |
| 账套主管 | 张思怡（兼） | 本账套基础档案、期间管理；授权变更须书面记录 |
| 系统管理员 | 指定专人（非出纳） | 建账、用户、备份；不处理日常经济业务 |
- 授权变更、口令重置须由单位负责人或账套主管批准，并在操作日志中可查。
三、操作规程
- 电子原始凭证须验证来源后入账，防止重复报销。
- 以打印件报销的，同时保存电子原文件，并建立检索关系。
- 结账前，系统须检查本期凭证是否全部审核入账。未审核不得结账。
- 已记账凭证不得删除、插入，不得改日期、金额、科目、操作人。
四、备份与安全
- 账套每日自动备份，每周将一份备份复制到本机以外的存储介质。
- 备份保留不少于最近12个月；年度归档备份随会计档案保管。
- 恢复备份须两人在场，并登记原因、时间和操作人。
五、电子资料归档
- 数电发票、网银回单、合同号进入核算后，与记账凭证一并归档。电子文件与元数据一并归档，符合《电子档案管理办法》（国家档案局令第22号）来源可靠、程序规范、要素合规。
- 以电子凭证纸质打印件报销入账的，必须同时保存电子原件（财会〔2020〕6号）。
- 出纳不得兼管会计档案。
- 保管期限按《会计档案管理办法》附表执行：凭证、账簿30年，年度报告永久。